Gérer votre processus d'approvisionnement avec ServiceNow

Le flux de commande standard de la plateforme

Tout commence lorsqu'un utilisateur exprime un besoin en soumettant une demande via le portail Employee Center. Dès que nous approuvons sa demande, le système crée une tâche spécifique pour notre équipe d'Approvisionnement.

Nos acheteurs doivent alors trouver l'équipement demandé par trois méthodes différentes selon nos stocks disponibles. Nous pouvons transférer l'appareil depuis un autre entrepôt ou l'acheter directement si nous ne l'avons plus.

Le processus se termine par la livraison physique du matériel à notre collaborateur et la clôture définitive du ticket. C'est un flux simple qui garantit une traçabilité totale pour nos équipes de support.

Comprendre la structure des ordres d'achat

Pour réussir notre configuration, nous devons d'abord associer correctement nos fiches de modèles matériels à nos articles du catalogue. Cette étape technique est cruciale lorsque nous commandons plusieurs modèles différents sur un même bon.

Une commande d'achat regroupe les informations de notre fournisseur principal et l'entrepôt de destination final pour la livraison. Nous ajoutons ensuite des lignes de commande spécifiques pour chaque modèle de produit que nous achetons.

Par exemple, si nous commandons 10 ordinateurs et 5 téléphones, nous créons deux lignes distinctes sur le même bon de commande. Cette hiérarchie claire nous évite de mélanger les prix et les quantités durant nos inventaires.

La réception des équipements et l'entrée en stock

La réception de nos commandes peut se faire de manière totale ou partielle selon les livraisons de nos transporteurs. À chaque réception sur le terrain, nous devons simplement indiquer la quantité reçue et le numéro de série obligatoire.

Le système génère automatiquement un bon de réception et crée instantanément les fiches d'actifs dans notre base de données. Nos nouveaux appareils apparaissent alors directement avec le statut "En stock" dans l'entrepôt que nous avons sélectionné.

Nous pouvons réaliser toutes ces actions directement depuis un navigateur web ou via l'application mobile ServiceNow Agent lors des déchargements. Ce fonctionnement fluide fait gagner un temps précieux à nos gestionnaires de parc informatique au quotidien.